L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 organise, en cas de changement de syndic, la remise des pièces, et le versement des fonds, par le syndic sortant au syndic nouvellement désigné par l’assemblée générale des copropriétaires.
Cette obligation est la source d’un abondant contentieux.
- Dans le délai d’un mois « à compter de la cessation de ses fonctions» le syndic sortant doit remettre à son successeur la « situation de la trésorerie», et la « totalité des fonds immédiatement disponibles ».
La situation de la trésorerie du syndicat des copropriétaires est justifiée par différents documents comptables, le Grand Livre, le Grand Livre de banque, ou par l’annexe 1 intitulée « Etat financier après répartition ».
Cette annexe est notifiée (au plus tard) en même temps que l’ordre du jour portant convocation des copropriétaires à assister à l’assemblée générale des copropriétaires, qui aura à se prononcer sur les comptes.
La notification doit être faite sous peine de nullité de l’assemblée générale (Article 11 du décret du 17 mars 1967).
L’annexe 1 se présente sous la forme d’un tableau comportant la situation financière, et la trésorerie du syndicat.
Ce document permet donc d’obtenir la trésorerie disponible. Il comprend les fonds placés, le solde bancaire à la clôture de l’exercice, et l’argent liquide destiné à faire face aux menues dépenses.
- Dans ce même délai d’un mois, l’ancien syndic doit remettre « l’ensemble des documents et archives du syndicat».
L’article 33 du décret du 17 mars 1967 dispose que le syndic « détient les archives du syndicat ».
2.1 Les archives du syndicat comprennent les documents comptables, visés par l’arrêté du 14 mars 2005 sur « les comptes du syndicat » :
– Le Livre journal, qui enregistre chronologiquement les opérations,
– Le Grand Livre, qui « regroupe l’ensemble des comptes utilisés par le syndicat opération par opération »,
– Eventuellement les livres auxiliaires (fournisseurs, clients, banques),
– Deux balances générales des comptes,
– Et les états de synthèses :
- Annexe 1 intitulée « Etat financier après répartition »,
- Annexe 2 intitulée « Compte de gestion générale » de l’exercice clos (N), et le budget prévisionnel (N+2).
- Cette annexe comprend les charges et produits pour opérations courantes, et les charges et produits pour travaux et opérations exceptionnels.
- L’annexe n°3 est intitulée « Compte de gestion pour opérations courantes (N) et budget prévisionnel (N+2) »,
- L’annexe n°4 est intitulée « Compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnels »,
- L’annexe n°5 est intitulée « Etat travaux et opérations exceptionnels en cours.
2.2 Devront être remis dans ce même délai, les pièces visées par l’article 33 du décret du 17 mars 1967 :
« Toute convention, pièce, correspondance, plan, registre, document et décision de justice relatif à l’immeuble et au syndicat. Il détient en particulier les registres contenant les procès verbaux des assemblées générales des copropriétaires, et les pièces annexes, ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant les diagnostics techniques ».
Les documents relatifs à l’immeuble visent le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, les modificatifs du règlement de copropriété, et les plans.
Les pièces annexées aux procès-verbaux des assemblées générales comprennent les convocations, et les notifications.
L’article 32 du décret dispose que le syndic établit la liste de tous les copropriétaires « avec l’indication des lots qui leur appartiennent »
Sans que cette liste soit exhaustive, il doit être remis au nouveau syndic, les contrats passés avec les fournisseurs, les pièces justificatives des charges, des travaux, les relevés bancaires, les factures d’honoraires du syndic etc.
- Le syndic sortant dispose d’un nouveau délai de deux mois, qui s’achève donc à l’expiration d’un délai de trois mois après la cessation de ses fonctions, pour transmettre au nouveau syndic les pièces et fonds visés à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 :
- Le solde des fonds disponibles après apurement des comptes,
- L’état des comptes de copropriétaires, et les comptes du syndicat.
- Si les pièces ne sont pas remises, et les fonds versés dans les conditions visées à l’article 18-2, le nouveau syndic doit mettre en demeure son prédécesseur d’y satisfaire (Article 18-2 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965).
- Passé un délai de huit jours, le nouveau syndic sera recevable à assigner son prédécesseur devant le « Président du Tribunal de Grande Instance statuant comme en matière de référé».
Le Président est compétent pour trancher toute difficulté, y compris sérieuse, soulevée par les parties, contrairement à la juridiction des référés.
La compétence du Président du Tribunal de Grande Instance justifie la possibilité de solliciter la condamnation de l’ancien syndic à payer les dommages et intérêts, ce que l’article 18-2 alinéa 2 prévoit expressément.
La condamnation à remettre les pièces et verser les fonds disponibles peut être assortie d’une astreinte.
L’article 34 du décret ajoute que le Président du Tribunal de Grande Instance du lieu de situation de l’immeuble est seul compétent pour connaitre de la demande.
L’action prévue à l’article 18-2 alinéa 3 est exercé « par le syndic nouvellement désigné » ou par « les Président du conseil syndical ».
La Cour de Cassation a jugé que le syndicat des copropriétaires était également recevable à initier la procédure de l’article18-2 de la loi du 10 juillet 1965.
Serge Sadoun 